Koulutushallintajärjestelmä Hellewi

Päivitetty 12.5.2023

Yhteystiedot

Aktiivi-Instituutti
Mikonkatu 8 A, 5. krs
00100 Helsinki
asiakaspalvelu@aktiivi-instituutti.fi

Käsittelytarkoitus

Aktiivi-Instituutin henkilökunta käsittelee henkilötietoja opetuksen tarjoamista varten. Toiminnanohjausjärjestelmä on nimeltään Hellewi. Hellewissä käsitellään mm. koulutuksia ja niille ilmoittautuneita opiskelijoita. Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä koulutuksiin/ryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein. Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Käsittelyperuste

Aktiivi-Instituutin oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja/tai sopimukseen sekä oikeutettuun etuun. Lisäksi instituutti noudattaa lakisääteistä velvoitettaan. Koulutusten järjestäminen, opetuksen suunnittelu sekä opiskeluasioiden hoitaminen edellyttävät rekisterin olemassaoloa.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

• nimi, sukunimi
• sukupuoli
• hetu
• sopimusala (kunta, yks.sektori tms.)
• osoite
• puhelinnumero
• sähköposti
• yhdistys (ammattijärjestö)
• luottamustehtävä
• ruoka-allergiat
• hotellivaraukset

Henkilötietojen vastaanottajat

Hellewin tietoja käsittelee henkilökunta, jonka työnkuvaan opiskelijatietojen käsitteleminen kuuluu.

Rekisterin henkilötietoja (nimi, kotipaikka ja liitto) luovutetaan hotelliin majoitusvarauksia varten niiden osalta, jotka hotellivarauksen ovat tehneet.

Mikäli asiakas valitsee osaamisperusteisuussuoritteen ja antaa suostumuksensa, tiedot kirjataan myös Opetushallituksen ylläpitämään Koski-tietovarantoon. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät sekä oppilaitosten ylläpitäjät vastaavat tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä sekä rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten ja muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.

Henkilötietojen luovutukset

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysajat

Kansanopiston asiakirjojen arvonmääritykseen ja hävittämiseen liittyvästä toimivallasta säädetään arkistolaissa (831/1994). Arkistolaitos määrää, mitkä arkistolain piiriin kuuluvien arkistonmuodostajien asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi (ArkistoL 8.3 §) Pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen asiakirjojen säilytysaika perustuu arkistolaitoksen päätökseen. Poikkeaminen näiden asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä vaatii arkistolaitoksen erillisen päätöksen. Samoin tulee noudattaa esimerkiksi kirjanpitolain (KirjanpitoL 1336/1997, mm. 2 luku 10 §) säilytysaikasäännöksiä sekä arkistolaitoksen määräyksiä tiettyjen kirjanpitoaineistojen säilyttämisestä pysyvästi. Muut kuin pysyvästi säilytettävät rekisterit hävitetään Tietosuoja-asetus EU GDPR 2016/679 mukaisesti.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käyttötarkoitusta varten.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Poistamisoikeus ei yleensä ulotu henkilötietoihin, joita käsitellään lakisääteisen tehtävän perusteella tai joihin on muu säilyttämisvelvoite.

Pyyntö tai vaatimus tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Toimihenkilöjärjestöjen Opintoliitto ry, Runeberginkatu 22–24, 00100 Helsinki. Siinä tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus pyyntöön toimitetaan rekisteröidyn väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarpeellisissa määrin suorittaa tunnistustoimenpiteitä ennen tietojen lähettämistä. Tarkastuspyyntö tai tietojen käsittelyä koskeva vaatimus voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllämainitussa osoitteessa, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi).

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Valitus valvontaviranomaiselle tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu (http://www.tietosuoja.fi/fi/).

Tietolähteet

Rekistereissä olevat tiedot on saatu pääasiallisesti opiston asiakkailta eli ammattijärjestöiltä, joiden henkilöstön edustajia opisto kouluttaa. Osa tiedoista syntyy opiskelijan opetuksen järjestämisestä koostuvasta tiedosta, jonka rekisteriä hoitava henkilö kirjaa rekisteriin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.